Yenişehir Belediyesi

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Bu Yönetmelik; Bursa Yenişehir Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır.

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler

MADDE 1- (Amaç)

Bu Yönetmeliğin amacı; Bursa Yenişehir Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek hizmetlerin etkin, verimli, şeffaf ve hesap verebilir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

MADDE 2- (Kapsam)

Bu Yönetmelik; Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile Müdürlüğe bağlı birimlerin ve personelin çalışma usul ve esaslarını kapsar.

MADDE 3- (Dayanak)

Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik başta olmak üzere ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

MADDE 4- (Tanımlar)

Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Bursa Yenişehir Belediyesini,
b) Başkan: Yenişehir Belediye Başkanını,
c) Başkanlık: Yenişehir Belediye Başkanlığını,
ç) Müdürlük: Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,
d) Müdür: Muhtarlık İşleri Müdürünü,
e) Personel: Müdürlükte görevli memur, sözleşmeli ve işçi personeli,
f) Muhtarlık: Mahalle muhtarlığını,
g) Muhtar: Mahalle muhtarını,
ğ) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
h) MBS: Muhtar Bilgi Sistemi / muhtar taleplerinin elektronik takip sistemini,
ı) Talep: Muhtarlardan ve mahallelerden gelen öneri, istek, şikâyet ve bildirimleri
ifade eder.

MADDE 5- (İlkeler)

Müdürlük faaliyetleri yürütülürken;
a) Vatandaş memnuniyeti, hizmette süreklilik ve erişilebilirlik,
b) Şeffaflık, hesap verebilirlik ve izlenebilirlik,
c) Katılımcılık ve koordinasyon,
ç) Kaynakların etkin, verimli ve ekonomik kullanımı,
d) Kayıtlı çalışma, kurumsal hafıza ve standart dosya planına uyum
ilkeleri esas alınır.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık

MADDE 6- (Teşkilat)

Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün teşkilat yapısı; Müdür, Şeflik/Bürolar ve personelden oluşur. Müdürlük bünyesinde iş ve işlemlerin niteliğine göre bürolar oluşturulabilir. Büroların kurulması, birleştirilmesi veya kaldırılması Müdürün teklifi ve ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ve Başkan oluru ile yapılır.

MADDE 7- (Bağlılık)

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürlüğün Görevleri

MADDE 8- (Müdürlüğün görevleri)

a) Mahalle muhtarlarından gelen talep, öneri ve şikâyetleri EBYS/MBS üzerinden almak, kaydetmek, sınıflandırmak, ilgili müdürlüklere yönlendirmek ve sonuçlarını takip etmek.

b) Muhtarlar ile Belediye birimleri arasında koordinasyon sağlamak; gerektiğinde saha incelemesi yapılmasını koordine etmek.

c) Muhtar taleplerinin en geç 15 gün içinde sistem üzerinden cevaplanmasını ve bilgilendirmelerin kayıt altına alınmasını sağlamak.

ç) Muhtar Bilgi Sistemi verilerini güncel tutmak; mahalle bazlı talep envanteri oluşturmak.

d) Muhtar toplantıları, mahalle buluşmaları ve koordinasyon toplantılarını planlamak, yürütmek ve toplantı sonuçlarını raporlamak.

e) Muhtar taleplerine ilişkin aylık/üç aylık/yıllık istatistik raporları hazırlamak ve Başkanlık Makamına sunmak.

f) Muhtarlıklarla ilgili yazışmaları yürütmek; gelen-giden evrakın kayıt, dosyalama ve arşiv işlemlerini standart dosya planına uygun olarak yapmak.

g) Afet, acil durum ve olağanüstü hallerde mahalle bazlı koordinasyonun sağlanmasına destek olmak; ilgili birimlerle iletişimi yürütmek.

ğ) Muhtarlara yönelik bilgilendirme, eğitim ve kapasite geliştirme faaliyetleri yapmak veya yapılmasını koordine etmek.

h) Müdürlük görev alanına giren konularda performans göstergelerini takip etmek, iyileştirme önerileri geliştirmek.

ı) Başkanlık Makamı tarafından verilecek benzeri görevleri yerine getirmek.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Müdürün, Şeflerin ve Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9- (Müdürün görev ve yetkileri)

a) Müdürlüğü mevzuata uygun şekilde sevk ve idare etmek, çalışma planını yapmak ve uygulanmasını sağlamak.

b) Personelin görev dağılımını yapmak, iş akışlarını belirlemek, denetlemek ve performansını değerlendirmek.

c) Müdürlük bütçe teklifini hazırlamak; harcama yetkilisi olarak mali işlemleri mevzuata uygun yürütmek.

ç) Müdürlük faaliyet raporu, istatistik raporları ve yönetim bilgilendirme notlarını hazırlamak ve sunmak.

d) Müdürlüğe gelen yazı ve talepleri süresi içinde sonuçlandırmak üzere ilgili birimlere havale etmek, koordinasyonu sağlamak.

e) İç kontrol ve kalite yönetimi uygulamalarını yürütmek; riskleri izlemek ve tedbir almak.

f) Disiplin, iş sağlığı ve güvenliği ile bilgi güvenliği kurallarına uyumu sağlamak.

MADDE 10- (Şef/Büro sorumlularının görevleri)

a) Sorumlu olduğu bürodaki iş ve işlemleri planlamak, yürütmek ve sonuçlandırmak.

b) Evrak ve kayıt düzenini sağlamak; raporlama için gerekli verileri toplamak.

c) Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirmek ve gerektiğinde öneriler geliştirmek.

MADDE 11- (Personelin görevleri)

a) Kendisine verilen görevleri kanun ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak.

b) Evrak ve kayıt düzenine uymak; EBYS/MBS üzerinden yürütülen süreçlerde verileri doğru ve güncel tutmak.

c) Vatandaş ve muhtarlarla iletişimde nezaket, tarafsızlık, eşitlik ve gizlilik kurallarına uymak.

ç) Görev alanıyla ilgili mevzuatı takip etmek ve mesleki gelişime katkı sağlamak.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Çalışma Usul ve Esasları

MADDE 12- (Evrak, kayıt ve arşiv)

Müdürlüğe gelen tüm yazı, dilekçe, talep ve belgeler EBYS üzerinden kayıt altına alınır; ilgili dosya planına göre sınıflandırılır ve arşivlenir.

MADDE 13- (Talep kabul ve yönlendirme)

Muhtar talepleri, EBYS/MBS üzerinden alınır. Talepler; konu, mahalle, aciliyet ve sorumlu müdürlük esaslarına göre sınıflandırılır ve ilgili birime yönlendirilir.

MADDE 14- (Cevap süresi ve bilgilendirme)

İlgili birimler tarafından taleplerin cevaplanması ve sonuçlandırılması süreçleri izlenir. Muhtarlara sistem üzerinden geri bildirim sağlanır; gerekli hallerde yazılı bilgilendirme yapılır.

MADDE 15- (Saha inceleme ve koordinasyon)

Talebin niteliğine göre sahada yerinde inceleme yapılması gereken durumlarda ilgili müdürlüklerle koordinasyon sağlanır; sonuçlar kayıt altına alınır.

MADDE 16- (Toplantılar)

Muhtarlarla koordinasyon ve değerlendirme toplantıları periyodik olarak yapılır. Toplantı gündemleri, karar ve sonuçları tutanak altına alınarak ilgili birimlere iletilir.

MADDE 17- (Raporlama)

Müdürlük; aylık, üç aylık ve yıllık dönemlerde muhtar taleplerine ilişkin faaliyet ve performans raporları hazırlar ve Başkanlık Makamına sunar.

MADDE 18- (Bilgi güvenliği ve kişisel veriler)

Müdürlük faaliyetlerinde bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat hükümlerine uyulur; yetkisiz erişim ve paylaşım önlenir.

MADDE 19- (İşbirliği ve koordinasyon)

Müdürlük, Belediye birimleri ile kurum dışı paydaşlar arasında görev alanına giren konularda işbirliği ve koordinasyonu sağlar.

ALTINCI BÖLÜM
Denetim, Sorumluluk ve Disiplin

MADDE 20- (Denetim)

Müdürlük iş ve işlemleri; Başkan, görevlendireceği Başkan Yardımcısı tarafından ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde denetlenir.

MADDE 21- (Sorumluluk)

Müdür ve personel; görevlerini mevzuata uygun yürütmek, kamu kaynaklarını etkin kullanmak ve hizmetin sürekliliğini sağlamakla sorumludur.

MADDE 22- (Disiplin hükümleri)

Personel, disiplin ve etik kurallarına uymakla yükümlüdür. Aykırılıklar hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

YEDİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

MADDE 23- (Hüküm bulunmayan haller)

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

MADDE 24- (Yürürlük)

Bu Yönetmelik, Bursa Yenişehir Belediye Meclisinin kabulü ve yayımlanması ile yürürlüğe girer.

MADDE 25- (Yürütme)

Bu Yönetmelik hükümlerini Bursa Yenişehir Belediye Başkanı yürütür.